교내 공공기록물 관리 인식 낮고
비정규직 행정보조원 홀로 전담
담당 자주 바뀌어 인수인계 부실
현장 실사할 교육청 인력도 빠듯
학생의 개인정보가 담긴 문서와 각종 계약서, 학사 내용이 기재된 교내 기록물이 공공자원임에도 불구하고 허술하게 방치되는 등 일선 학교가 기록물 관리에 허점을 보이고 있다.
그러나 무엇보다 학교의 공공기록물 관리 인식 제고가 요구되는 데에는 공문수발을 잡무로 여기는 교직원의 태도와 문서 관리에 민감하지 못한 교내 분위기 탓이 크다. 특히 행정업무 중 예산과 같은 사안이 중요하게 여겨지는데 반해 공문수발이나 관리는 상대적으로 소홀해 교내 공공기록물 관리 인식 제고가 시급하다는 지적이다.
또 대다수의 학교가 비정규직 행정보조원에게 방대한 교내 기록물 업무를 떠맡기는 실정이어서 교내 기록물 관리가 결과적으로 허술할 수밖에 없는 구조라는 의견도 나온다.
학교 행정실 보조인력으로 채용되는 행정보조원은 비정규직 신분으로 계약 만료 후 담당자가 교체되는 구조여서 기록물 관리를 비롯한 업무 인수인계가 부실한 한계점을 지닌다.
사정이 이렇다보니 각 시도교육청의 기록물 담당자 연수 내용도 매해 대동소이하다. 현장에서 기록물 관리 시 생기는 불편사항이 다음해 교육청 교육에서 개선내용으로 담겨야 하지만 담당자가 자주 바뀌면서 전달사항과 수칙만 전하는데도 빠듯한 것.
게다가 평소 학교 서고에 방치되던 기록물이 교육청 실사기간에 맞춰 급하게 관리되면서 기록물이 분실되거나 훼손된 것을 뒤늦게 발견하는 등 기록물 상태가 온전치 못해 공공자원으로써 기록물 가치가 떨어지는 문제도 생기고 있다.
현장에서 기록물을 수집할 때 원칙에 근거하지 않는 운영은 여전히 지적대상이다. 전년도 초기에 작성한 기록물 목록에 문건이 현장에 없는 경우 이를 어떻게 처리할지 몰라 폐기하거나 교육청에 원본 대신 사본으로 제출하는 등 기록물등록대장 업무의 결함을 보이고 있다.
여기에 타 공공기관과 달리 3월부터 학사가 시작되는 학교 특수성 때문에 1~2월 기록물을 어느 년도에 취급해야 하는지 의견이 엇갈리고 있어 학교와 교육청이 골치를 앓고 있다.
서울시교육청 기록관담당 임희연 주무관은 “일선 학교에서 기록물을 관리하는 행정보조원의 이동이 잦아 교내 기록물 관리나 상태가 부실한 편”이라며 “본청에서 관내 고교를 맡고 지역교육지원청에서 유치원, 초등학교, 중학교를 관리하고 있지만 실사를 나갈 교육청 전문요원과 담당 인력도 빠듯해 어려움을 겪고 있다”고 말했다.
경기도교육정보기록원 관계자는 “전반적으로 학교 공공기록물에 대한 인식이 낮아 공문을 비롯한 각종 문건이 체계적으로 관리되기 위해서는 반드시 인식 제고가 필요하다”며 “비정규직 행정보조의 기록물 관리 한계를 극복하려면 거시적으로 기록물을 관리할 수 있는 담당자가 배치돼야 할 것”이라고 밝혔다. |
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